Feier planen
Ein gutes Fest beginnt mit ein paar klaren Entscheidungen. Ob Geburtstag, Hochzeit oder Firmenfeier: Hier planst du Essen, Ablauf und Service Schritt für Schritt – und bereitest eine Anfrage vor, mit der ein Caterer wirklich etwas anfangen kann.
1. Anlass, Ort und Gäste festlegen
Notiere zuerst Datum, Veranstaltungsort, ungefähre Gästezahl und den Anlass. Überlege, ob die Gäste sitzen, sich frei bewegen oder gemeinsam an einem Buffet essen sollen. Auch der Zeitplan hilft: Wann kommen die ersten Gäste, wann soll gegessen werden und wann endet die Feier?
- Gäste: Erwachsene und Kinder getrennt zählen und einen Termin für die endgültige Gästezahl vereinbaren.
- Veranstaltungsort: Zufahrt, Parkmöglichkeiten, Treppen, Aufzug sowie Platz für Buffet und Service prüfen.
- Ausstattung: Küche, Kühlung, Strom, Wasser und benötigte Stellflächen mit Location und Caterer besprechen.
- Feier im Freien: Einen Plan bei Regen oder großer Hitze vorbereiten und die nötige Ausstattung abstimmen.
Für eine Hochzeit können Empfang, Abendessen und spätere Snacks getrennte Zeitfenster brauchen. Bei einem Geburtstag zählen oft flexible Essenszeiten und Kinderportionen; bei einer Firmenveranstaltung sind kurze Pausen und ein verlässlicher Ablauf besonders hilfreich.
2. Speisen und Service passend auswählen
Die Begriffe Catering und Partyservice sagen allein noch wenig über den enthaltenen Service aus. Ein Angebot kann nur die Lieferung von Speisen umfassen oder auch Personal, Geschirr und Betreuung vor Ort. Beschreibe deshalb, was du brauchst.
Ernährungswünsche früh abfragen
Sammle vegetarische und vegane Wünsche sowie Informationen zu Allergien und Unverträglichkeiten frühzeitig. Frage den Anbieter ausdrücklich, welche Wünsche er erfüllen kann und wie Kennzeichnung und Zubereitung gehandhabt werden. Lass dir die Eignung der vereinbarten Gerichte bestätigen.
3. Budget und Angebote vergleichbar machen
Lege einen Budgetrahmen fest und nenne allen angefragten Unternehmen dieselben Eckdaten. Ein niedriger Speisenpreis sagt wenig über den Gesamtpreis aus, wenn Lieferung, Personal oder Ausstattung separat berechnet werden.
| Punkt | Das solltest du klären |
|---|---|
| Speisen und Mengen | Auswahl, Portionsplanung, Kinderportionen, Mindestbestellmenge und spätere Anpassungen |
| Lieferung und Aufbau | Anfahrt, genaue Uhrzeit, Aufbau, Warmhaltung und benötigte Anschlüsse |
| Personal und Ausstattung | Servicezeiten, Geschirr, Besteck, Gläser, Tischwäsche und Mietequipment |
| Abholung und Reinigung | Rückgabezeiten, Reinigung, Transport und Umgang mit übrigen Speisen |
| Gesamtangebot | Gesamtpreis mit Steuerangaben, Zusatzkosten, Zahlungsplan, Änderungen und Stornobedingungen |
Bitte um ein schriftliches Angebot mit allen vereinbarten Leistungen. Lass dir Verfügbarkeit und Termin direkt bestätigen. Foodtempel bietet dir Orientierung und Firmenprofile; den Auftrag vereinbarst du mit dem jeweiligen Unternehmen.
4. Deine Vorlage für die Catering-Anfrage
Kopiere die Vorlage und ergänze die Angaben, die bereits feststehen. Offene Punkte kannst du als Frage an den Anbieter aufnehmen.
Hallo, wir planen eine [Anlass] am [Datum] in [Veranstaltungsort und genaue Adresse] mit ungefähr [Anzahl Erwachsene / Kinder] Gästen.
Das Essen soll gegen [Uhrzeit] beginnen. Wir wünschen uns [Buffet / Fingerfood / Menü / Grillcatering] und folgende Speisen oder Stilrichtung: [Wünsche].
Unser Budgetrahmen beträgt [Betrag insgesamt oder je Person]. Benötigt werden [Lieferung / Aufbau / Servicepersonal / Geschirr / Getränke].
Zu berücksichtigen sind [vegetarische oder vegane Wünsche, Allergien und Unverträglichkeiten]. Vor Ort stehen [Küche, Kühlung, Strom, Wasser und Platz] zur Verfügung. Die Zufahrt ist [Beschreibung].
Ist der Termin verfügbar? Bitte senden Sie uns ein Angebot mit Speisenauswahl, Mengenplanung, Gesamtpreis, enthaltenen Leistungen und möglichen Zusatzkosten. Wir möchten außerdem die Fristen für Änderungen der Gästezahl, Zahlungs- und Stornobedingungen sowie Abholung und Rückgabe klären.
Vielen Dank! Unsere Kontaktdaten: [Name, Telefon oder E-Mail].
5. Kurz vor der Feier und am Veranstaltungstag
- Endgültige Gästezahl und vereinbarte Ernährungswünsche rechtzeitig bestätigen.
- Zeitplan, Lieferadresse und Kontaktperson vor Ort nochmals abstimmen.
- Zufahrt, Stellflächen und vereinbarte Anschlüsse freihalten.
- Aufbau, Essensbeginn, Betreuung und Abholung mit einer verantwortlichen Person durchgehen.
- Hinweise des Anbieters zu Kühlung, Warmhaltung und Umgang mit übrigen Speisen beachten.
- Rückgabe und Reinigung von gemieteter Ausstattung wie vereinbart organisieren.
Häufige Fragen zur Feierplanung
Wann sollte ich Catering anfragen?
Sobald Datum, Ort und ungefähre Gästezahl feststehen. Besonders für Hochzeiten, Wochenenden und größere Veranstaltungen hilft eine frühe Anfrage. Konkrete Vorlaufzeiten und freie Termine erfährst du direkt beim Anbieter.
Wie viel Essen brauche ich pro Person?
Das hängt von Anlass, Essensdauer, Speisenauswahl und weiteren Mahlzeiten ab. Teile dem Caterer mit, ob das Essen die Hauptmahlzeit ist und wie viele Erwachsene und Kinder kommen. Lass dir darauf abgestimmt eine Mengenplanung vorschlagen.
Kann ich einzelne Speisen selbst beisteuern?
Sprich das vorher mit Anbieter und Location ab. Kläre, wer Speisen anliefert, lagert, kennzeichnet und serviert und welche Ausstattung du dafür nutzen kannst.
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Weitere Ideen und Hintergrundwissen findest du in unserer Ratgeberübersicht. Wenn du selbst etwas zubereiten möchtest, stöbere in den Rezepten.