Hochzeitscatering planen
Deine Feier. Gut vorbereitet.
Vom Sektempfang bis zum späten Snack: Das Essen soll zu euch, euren Gästen und dem Ablauf eures Hochzeitstags passen. Hier findest du die wichtigsten Entscheidungen für die Anfrage beim Caterer.
Den Tagesablauf und die Location zusammen planen
Notiert zuerst, wann die Trauung endet, wann eure Gäste ankommen und wann das gemeinsame Essen beginnen soll. Zwischen Empfang, Fotos, Reden und Tanz sollte die Verpflegung gut erreichbar sein. Ein langer Empfang braucht eine andere Planung als ein früher Beginn des Abendessens.
Fragt bei der Location nach Küche, Kühlmöglichkeiten, Strom, Zufahrt und erlaubten Aufbauzeiten. Klärt, welche Ausstattung bereits vorhanden ist und ob ein bestimmter Cateringbetrieb vorgegeben ist. Benennt für den Hochzeitstag eine Kontaktperson, damit ihr die Organisation nicht selbst übernehmen müsst.
Buffet, Menü oder lockere Stationen?
Ein serviertes Menü bringt gemeinsame Essenszeiten, benötigt aber einen abgestimmten Serviceablauf. Beim Buffet wählen Gäste selbst; dafür sind Platz, Laufwege und die Reihenfolge der Freigabe wichtig. Foodstationen oder Fingerfood können gut zum Empfang passen. Entscheidend ist, wie förmlich und wie beweglich ihr feiern möchtet.
Vereinbart eine konkrete Speisenauswahl und fragt, ob ein Probeessen angeboten wird und was es kostet. Besprecht Kinderportionen, vegetarische oder vegane Alternativen sowie die Wünsche einzelner Gäste. Hochzeitstorte, Kaffee und Mitternachtssnack sollten ebenfalls im Ablauf und im Angebot berücksichtigt sein.
Deine Checkliste für die Anfrage
- Datum, Location und ungefähre Gästezahl nennen
- Empfang, Abendessen und späten Snack zeitlich einordnen
- Probeessen, Menüauswahl und Änderungsfristen erfragen
- Servicepersonal, Geschirr, Gläser und Tischwäsche abstimmen
- Aufbau, Betreuung, Abbau und Rückgabe schriftlich festhalten
- Gesamtangebot mit allen gewünschten Leistungen vergleichen
Vorlage für deine Anbieteranfrage
Ergänze die offenen Angaben und passe die Vorlage an deine Feier an.
Wir heiraten am [Datum] in [Location/Ort] mit ungefähr [Gästezahl] Personen. Geplant sind [Empfang/Buffet/Menü] ab [Uhrzeit] sowie [Kaffee/später Snack]. Wir benötigen [Service/Geschirr/Getränke] und möchten [Ernährungswünsche] berücksichtigen. Bitte nennt uns eure Verfügbarkeit, eine passende Speisenauswahl und die enthaltenen Leistungen samt Zusatzkosten.
Häufige Fragen
Wie früh sollten wir Hochzeitscatering anfragen?
Fragt an, sobald Datum, Location und eine ungefähre Gästezahl feststehen. Gewünschte Termine und Leistungsumfänge können unterschiedlich stark nachgefragt sein. Eine feste allgemeine Vorlaufzeit lässt sich deshalb nicht versprechen.
Was gehört in das Angebot?
Neben Speisen und Getränken sollten Personalzeiten, Anfahrt, Ausstattung, Aufbau, Abbau sowie die Fristen für endgültige Gästezahl und Änderungen nachvollziehbar aufgeführt sein.